社内問い合わせに生成AIを活用するには

この資料は、社内の担当者が同じ手続きの質問に何度も答える場面から始めます。生成AIができることの一覧より先に、一つの業務でどの部分を手伝わせるかを説明します。登場する青葉サポートと規程は架空です。時間や予算も説明用の仮定であり、導入効果の予測ではありません。

絵の担当者が、質問を受けてから送信するまでを思い浮かべてください。答えの文章を書く時間だけでなく、正しい手順書を探す時間と、質問者の条件を確認する時間があります。生成イラストは業務を説明するための挿絵で、実在社員の写真や実績を示すものではありません。

表示した原文を読み、「購入前」「所属長の承認」がどこに書かれているかを指してください。一方、金額の上限や例外の可否は書かれていません。AIが一般的に知っている申請方法と、自社の承認済み手順は同じではありません。備品担当が現行版を管理します。社員10人の業務改善支援会社・青葉サポートの架空例で、実在する規程ではありません。

左右は作成した回答例で、製品の実際の出力ではありません。現行規程に金額上限はなく、購入前の申請と所属長承認を求めています。旧版は「追加モニターは購入後、領収書を添えて備品申請フォームから申請してください。」という架空の対比例です。正しい回答の全文例は「規程では、購入前に備品申請フォームで申請し、所属長の承認を受ける必要があります。先に購入してよいとは書かれていません。品名・金額・利用目的を記入して申請してください。1万5千円なら認められるか、例外があるかは、この規程だけでは判断できません。」です。

この図は役割分担を左右に並べています。AIから人へ責任が自動で移るわけではありません。人が送信前に何を確認するかを決め、例外は権限のある担当者が判断します。利用環境が参照した文書を示せる場合も、その箇所と回答が一致しているかを確認します。

これは追加モニター申請などの社内問い合わせを説明するための時間の仮定です。別業務である会議メモの30分から20分という例とは混ぜません。生成2分には操作と待ち時間を含め、確認6分には根拠照合と修正を含めます。実際には同じ範囲の仕事を数件測り、手戻りも記録します。

4分の差が100件で400分、6時間40分になることを説明する計算です。利用対象が100件あることや、毎回4分減ることを保証するものではありません。実際に残る余力は、文書更新や定期評価などの追加時間を差し引いて確認します。余力をどの仕事へ使うかも決めます。ライセンスや設定・評価の費用は別途かかります。

ここでは製品名や価格のランキングを示しません。自社が扱う情報に対し、契約と設定で何ができるかを確かめます。学習利用や保持期間は契約形態で異なるため、公式資料と管理画面で確認します。管理者と文書所有者を決めてから、対象を絞って利用します。

左の文書でも無条件に入力できるわけではなく、選んだ環境と規程に照らして文書所有者が利用を承認します。右は、この試行では扱わないと決める具体例です。社内検索を連携する場合も、元の閲覧権限を超えて回答しないことを確認します。実際の分類と保管は会社のルールに合わせます。

5人・2週間は試行の規模を説明する例で、最適な人数や安全を証明する期間ではありません。最初は文書を限定し、自動送信やシステム変更を含めません。正しい根拠が選べるか、条件不足を確認に戻せるかを先に見ます。人の確認が形だけにならないよう、担当者が何を直したかも記録します。

この4行は評価問題を作るときの出発点です。実際には自社で起きる例外や、過去に困った質問を加えます。答えられないときに正しく止まることも評価します。少数の問題で失敗が出なかったことは、未知の質問への安全保証にはなりません。質問例の根拠と正しい行動は業務責任者が確認します。

続ける条件は処理時間だけではありません。根拠があるか、対象の条件が合うか、人が誤りを見つけて直せるかを確認します。問題が特定の文書に集中する場合は、まずその文書や対象範囲を直します。重大な情報上の問題は、原因と影響を管理者が確認し、再開を責任者が判断します。

このページを複製して、実際の社内申請に必要な項目へ置き換えます。8万円は、仮に利用費3万円と設定・評価支援5万円を枠として考えた説明例で、特定製品の価格ではありません。検証の社内時間を別に確保し、本運用や対象拡大を自動承認としないことも伝えます。

始めるときは、この資料の規程や回答を自社の正しい文書へ置き換えます。法務や人事などの専門判断をAIへ移す話ではありません。IPAは利用者が情報を扱う際の注意点、NISTはAIを利用・評価するときのリスク管理の参考として参照しました。この資料は認証や法令適合を証明するものではありません。